Implementatie nieuwe IT-systemen

Eerder heeft u kunnen lezen dat wij binnen Holland Pharma druk bezig zijn met de implementatie van een nieuw IT-landschap. Dit IT-landschap bestaat uit meerdere systemen die met elkaar verbonden zijn en helpt ons om onze interne processen te verbeteren, waardoor wij u beter van dienst kunnen zijn. Zo ondersteunen de nieuwe systemen onze magazijnprocessen voor efficiëntere en effectieve orderverwerking en optimaliseren ze ons voorraadbeheer.

Waarom een nieuw IT-landschap?

De markt waarin wij ons als groothandel begeven is aan het veranderen. De verhouding tussen leverancier, groothandel, ondernemer en consument verschuift en het online landschap wordt steeds belangrijker. Om ook in de toekomst relevant te blijven en de continuïteit van ons bedrijf te borgen, zijn wij continu in ontwikkeling. Offline sterk blijven en online sterker worden, dat is één van onze uitgangspunten.

Wij willen u zo goed mogelijk ondersteunen op het gebied van gezondheid; van goed advies tot het juiste product. Het verbeteren van onze interne processen is een belangrijk aspect om u goed van dienst te kunnen blijven zijn, zowel nu als in de toekomst. Een nieuw IT-landschap helpt ons daarbij. De systemen automatiseren en verbinden bedrijfsprocessen binnen onze organisatie. Zo ondersteunen de systemen onze magazijnprocessen voor efficiëntere en effectieve orderverwerking en wordt ons voorraadbeheer geoptimaliseerd.

Livegang nieuwe systemen

De afgelopen tijd zijn er bij de ontwikkeling van de nieuwe systemen enorme stappen gemaakt. Echter kwamen bij de samensmelting van de verschillende systemen enkele uitdagingen naar voren. Helaas hebben deze uitdagingen ook gevolgen voor een kwalitatief goede livegang op de geplande datum van 1 juni. Om een goede livegang voor iedereen te garanderen hebben wij met veel pijn in het hart moeten besluiten om niet live te gaan op 1 juni 2022.

Wij gaan de komende periode volop door met de ontwikkeling van het nieuwe IT-landschap, om vervolgens daadwerkelijk live te gaan wanneer we er volledig klaar voor zijn en u de juiste service kunnen bieden. Een aantal van de systemen zijn naar verwachting volledig klaar rond de oorspronkelijke datum van 1 juni. Wij gaan daarom gefaseerd over op de nieuwe systemen, maar belangrijk is dat er voor u nog niets verandert per 1 juni. Wij houden u uiteraard op de hoogte van de verdere ontwikkelen en van wanneer het IT-landschap daadwerkelijk volledig live gaat.

Wat verandert er voor u bij livegang van het nieuwe IT-landschap?

Met ingang van het nieuwe IT-landschap veranderen een aantal dingen voor u, maar de manier van bestellen en bestaande contactmogelijkheden blijven ongewijzigd. Wij vertellen u hier graag meer over.

Nieuwe klant- en artikelnummers

U krijgt straks een aangepast klantnummer en alle producten krijgen een nieuw artikelnummer. Klantnummers bestaan dan standaard uit negen cijfers in plaats van de zes cijfers die wij nu hanteren. Om deze reden krijgt u dan ook een nieuw uniek 9-cijferig klantnummer. Zodra wij een nieuw klantnummer voor u hebben aangemaakt, ontvangt u hierover persoonlijk bericht. U vindt het nieuwe klantnummer straks ook op uw orderbevestigingen, pakbonnen en facturen.

U kunt uw huidige klantnummer en wachtwoord straks nog gewoon gebruiken om in te loggen op de website en via deze weg te bestellen of uw Mijn-Omgeving te raadplegen.

Met ingang van de nieuwe systemen wordt ook een frisse reeks artikelnummers geïntroduceerd. Alle artikelen krijgen een ander artikelnummer, maar de omschrijvingen en EAN-codes blijven hetzelfde. De nieuwe artikelnummers bestaan wederom uit zes cijfers. U gaat de nieuwe artikelnummers bij ingang van de nieuwe systemen terugzien op onze websites en op uw orderbevestigingen, pakbonnen en facturen.

Belangrijk is dat de nieuwe klant- en artikelnummers geen invloed hebben op de manier van bestellen. Alle huidige bestelmogelijkheden zoals bestellen via de website, via een kassasysteem, scanner of onze klantenservice blijven hetzelfde.

Nieuwe pakbon, orderbevestiging en factuur

U ontvangt uw facturen straks standaard per e-mail en niet meer op papier. De nieuwe systemen bieden ook de mogelijkheid om een digitale orderbevestiging te versturen, nadat u uw bestelling geplaatst heeft. De pakbonnen en facturen zien er met ingang van de nieuwe IT-systemen anders uit dan u gewend bent, namelijk liggend in plaats van staand.

Daarnaast worden staffelkortingen op onze website en uw factuur anders vermeld, namelijk als percentagekorting. Een staffelkorting wordt dan bijvoorbeeld niet meer weergegeven als 7+1, maar als 12,5% korting bij aankoop vanaf 8 stuks.

U kunt alle documenten eenvoudig raadplegen in de ‘Mijn-omgeving’ op de website. Beschikt u niet over een e-mailadres? Dan kunt u in de ‘Mijn-omgeving’ aanvinken dat u uw facturen per post wilt ontvangen. Beschikt u niet over een computer? Neem dan contact op met onze klantenservice via T. 088 990 8600. Zij noteren dan dat u uw facturen per post wilt ontvangen.

Retourbon

In de nieuwe situatie is het mogelijk om een retourbon te maken. Op dit moment is het zo dat wanneer u een retour bij ons meldt, u een retournummer ontvangt die u handmatig op uw retourpakket noteert. Straks vindt u na het melden van een retour een retourbon in de ‘Mijn-omgeving’ op de website. Deze print u vanaf daar eenvoudig uit en stopt u in uw retourpakket. Op de retourbon staan alle gegevens die nodig zijn om de retour te verwerken.

Track & Trace

Met het nieuwe IT-landschap bieden wij u de mogelijkheid om uw bestelling online te volgen via een Track & Trace optie. Nadat u een bestelling heeft geplaatst, vindt u de Track & Trace code in de ‘Mijn-omgeving’ op de website. Zo heeft u altijd zicht op waar uw bestelling zich bevindt.

Voorraadnotificaties instellen

Sinds april 2021 is het mogelijk om voorraadnotificaties in te stellen voor producten die voor langere tijd niet leverbaar zijn. U kunt nu voor alle producten die niet op voorraad zijn een voorraadnotificatie instellen. Met ingang van de nieuwe systemen worden er geen naleveringen meer voor u aangehouden. Dit betekent dat u producten die niet op voorraad zijn, niet meer kunt bestellen. Door gebruik te maken van de voorraadnotificatie optie op de website, ontvangt u een bericht zodra het betreffende product weer op voorraad is om te bestellen. Op onze website leest u onder Veelgestelde vragen meer over hoe u een voorraadnotificatie instelt.

Bestellen en levering rondom livegang

Rondom de livegang van het nieuwe IT-landschap hanteren wij afwijkende leverdagen en bestelmomenten, omdat wij voldoende tijd nodig hebben om alle onderdelen van de nieuwe systemen te activeren. De orderprocessen worden na livegang stap voor stap opgestart, zodat we de voortgang goed kunnen monitoren. Houdt u er daarom rekening mee dat bestellingen in de eerste week na livegang later geleverd kunnen worden dan dat u van ons gewend bent. Om teleurstelling te voorkomen raden wij u aan om ruim voor de activatie van de nieuwe systemen voldoende voorraad in te kopen, zodat wij genoeg tijd hebben om uw bestellingen te verwerken.

Houd voor de actuele leverdagen rondom de livegang onze website in de gaten.

Gegevens controleren ‘Mijn-omgeving’

Wij vragen u om uw gegevens in de ‘Mijn-omgeving’ op de website te controleren en waar nodig te wijzigen of aan te vullen. Met name een juist e-mailadres is belangrijk. Met het nieuwe systeem gaan wij uit duurzaam oogpunt meer communiceren via de e-mail. Zo worden bijvoorbeeld facturen niet meer per post, maar digitaal naar u verzonden.

Houd er rekening mee dat wij rondom livegang geen wijzigingen in stamgegevens zoals een adreswijziging kunnen doorvoeren. Als u gaat verhuizen dan vragen wij u uw nieuwe adres tijdig aan ons door te geven.

Wij houden u via de PharmActueel, onze nieuwsbrieven en de website op de hoogte van de ontwikkelingen rondom het nieuwe IT-landschap. Als er zaken voor u persoonlijk veranderen, dan nemen wij hierover contact met u op.